Smarte funktioner
Åbningstider
Tidsstyring viser hvornår i døgnet eller hvilke dage et kald kan gå igennem. Funktionen bruges oftest til frokostpauser, åbningstider eller hvornår en medarbejder har en telefonvagt.
Eksempel: Normalt har en virksomhed åbningstider fra 8-16. Her kan kunder ringe ind og tidsstyringen fører kaldet videre i systemet. Mellem 12-13 er der frokostpause, og tidsstyring sender f.eks. kaldet videre til en talebesked.
Kø
Kø er et samlingspunkt for folk som ringer ind. Her kan medarbejdere stille sig til rådighed i køen med deres lokalnumre, og tage kaldene. Køer kan sættes op på mange måder.
Nogle virksomheder ønsker at der går 2 minutter før medarbejderen bliver ringet op af et kald igen, så de kan færdiggøre arbejdet fra kunden.
Medarbejdere kan også melde sig ud af køen, så de ingen kald på deres telefon får.
Dataopsamler
Dataopsamleren samler den data som kalderen taster ind på telefonen. Det vil sige alt data med tal.
Denne funktion bliver brugt så kunden kan indtaste deres kundenummer.
sundhedsfaglige bruger også dataopsamleren til cpr-nummer, hvor modtageren hurtigt/automatisk kan slå cpr-nummeret op i et system.
Velkomstbesked / Afspilninger
Afspilninger består af en lydfil som bliver afspillet til personen som ringer ind. Denne afspilning kan bruges i mange tilfælde. F.eks. velkomst hilsen, information om åbningstider, svar på ofte stillede spørgsmål eller hvad kunden skal forberede før de møder en medarbejder.
Tastemenu
En tastemenu er den mest kendte funktion man støder på hvis man ringer til en virksomhed. Den består af en lydfil der fortæller hvad de forskellige taster sender dig videre til. Her kan kunden trykke på en tast, og blive videresendt i omstillingen. Typisk bruges tastemenuen i virksomheder med bestemte medarbejdere eller afdelinger, f.eks. tast 1 for salg, 2 for revision 3 for service.
Omskifter
En omskifter har en knap som man i omstillingsbordet kan trykke på, hvor indgående kald skifter retning. Omskifteren bliver typisk brugt når en virksomhed holder ferielukket. Denne omskifter skal manuelt tændes og slukkes når man går på ferie. Omskifteren kan både skiftes på telefonen samt på computeren.
Telefonbesked
Telefonbesked eller voicemail, er en indtalefunktion. Her kan kalderen/kunden lægge en besked som bliver arkiveret i omstillingens system. Medarbejdere kan herefter lytte til telefonbeskeden. Funktionen bliver brugt på flere måder. For læger bliver talebeskeden brugt når en kunde skal afbestille en tid, men ikke ønsker at vente i køen. Talebeskeden kan også bruges til at indtale beskeder, hvis modtageren ikke er ved telefonen.
Generelle funktioner
Hovednummer
Et hovednummer er det telefonnummer som der ringes ind på. Det er nummeret som dine kunder f.eks. ringer til, og oftest det nummer som står på din virksomheds hjemmeside og lign. Nummeret kan også vælges som det nummer der vises ved udringning. Nummeret er 8 cifre. I enhver omstilling skal der mindst være ét nummer. Èt af de numre er hovednummeret.
Lokalnummer
Et lokalnummer er et telefonnummer internt i virksomheden. Oftest er dette et 800 nummer der vises på bordtelefonen, softphone eller telefon appen på smartphonen. Ofte har hver medarbejder et lokalnummer. Medarbejdere kan viderestille kald til sine kollegaers lokalnumre, samt ringe selv til kollegaen.
Hvis et lokalnummer ringer til et andet lokalnummer i virksomheden, koster det ikke noget.
Når lokalnumre ringer ud af virksomheden, vises et 8 cifret nummer. Hvis ikke andet er angivet, vises virksomhedens 8 cifret hovednummer.
Eksternt nummer
Eksterne numre er et nummer som ligger udenfor virksomheden. Det er typisk folk som arbejder hjemmefra på et hjemmekontor. Her bliver kaldet sendt videre til hjemmekontoret. Eksterne numre kan også være telefoner der er ude i ’’marken’’. F.eks. har mange håndværkere en telefon/mobil på sig, hvor kaldet kan sendes ud til håndværkeren i. Det eksterne nummer kan også være til samarbejdspartnere som man ønsker at omstille eller viderestille til. (Taxa , Falck, vicevært eller en ekstern reception)
Læg på
Benyttes i en sekvens hvor det afsluttes med at kaldet automatisk bliver lagt på . Dette kunne feks. Være hvis man har ringet ind efter lukketid, og har fået beskeden om at man har ringet uden for normal åbningstid. Efter beskeden, afsluttes kaldet med en ‘Læg på’
Forbindelse mellem opdelinger
Omstillingsborde kan arbejde i flere lag. Opdeleren videresender kaldet til et nyt omstillingssystem.
Denne funktion bruges i store virksomheder, der har flere omstillingsborde. Typisk vil store virksomheder have et omstillingsbord for hver afdeling. Dette gør omstillingsbordet mere overskueligt for medarbejderen.
Fax
Faxen er et apparat som tilsluttet telefonnettet, og kan derefter sende og modtage kopier af breve og andre grafiske forlæg. Denne funktion er digitaliseret, så pdf’er kan uploades i omstillingsbordets fax, og sendes til en fysisk fax. Der er muligt at forbinde en fax til et indgående nummer, hvormed andre kan faxe til det indgående nummer.
Faxen er ikke en udbredt funktion, og bliver typisk brugt af læger når der skal sendes recepter.