Telefonsystem hos mekanikeren

Mekanikeren har et telefonnummer der fungerer som hovednummer. Her kan kunder, leverandører, samarbejdspartnere mv. ringe ind med spørgsmål eller beskeder.

Velkomstbesked:
Det første, som en mekaniker ønsker, er at møde sine kunder professionelt, når de ringer ind. Dette opnås ved at afspille en velkomstbesked, der forsikrer, at kunden har ringet det rette sted hen:
”Velkommen til mekanikeren” efterfulgt af:
”Tast 1 for Dækhotel”
”Tast 2 for Værksted”
”Tast 3 for Reparation af fælge”

Tastevalg:
Det, at gæsterne bliver præsenteret for valgmuligheder når de ringer til mekanikeren, kaldes ’tastevalg’. Mekanikeren har valgt at opdele deres telefonkø med 3 tastevalg, en til hver hvert forretningsområde. Det har de valgt for at servicere deres kunder mest effektivt.

Åbningstid:

Uden erhvervstelefoni og et telefonsystem vil alle have mulighed for at ringe på hovedet nummeret døgnets 24 timer. Det er man som virksomhed ikke interesseret i.

Med et moderne telefonsystem er man i stand til at have åbningstider på telefonnummeret. Det betyder, at på samme måde som i supermarkedet, at man kun kan besøge butikken i dens åbningstid.

Infobesked:

Ringer man uden åbningstiden bliver man som mødt af en telefonsvarebesked, der fortæller:
”Du har ringet til mekanikeren uden for vores åbningstid. Vores åbningstid er som er mandag til fredag kl. 8.30-18 samt lørdag fra 9-15. Du er velkommen til at sende os en mail på info@xxx.dk eller ringe igen inden for vores åbningstid.”

Kø-funktion:

Når man ringer inden for åbningstiden, vil mekanikeren gerne administrere de indkomne telefonopkald effektivt og sikre at kunderne ikke bliver mødt af en ’optaget tone’, hvis flere kunder ringer ind samtidig.

Det er muligt ved hjælp af en ’kø-funktion’. En kø-funktion på telefonen, fungerer på præcis samme måde, som køen ved kassen i supermarkedet. Kunderne bliver betjent i den rækkefølge som de stiller sig i kø ved kassen.

Det betyder, at ved hjælp af en kø-funktion, kan flere patienter ringe ind samtidig og vil blive sat i kø i den rækkefølge de har ringet ind. Det betyder også, at kunder ikke vil blive mødt af en ’optaget tone’, men blot vil ligge i telefonkøen, indtil det bliver deres tur.

Med en kø-funktion er det også muligt at annoncere hvilket nummer patienten er i køen. Altså ”Du er nr. 2 i køen”

Et professionelt omstillingsanlæg behøver ikke være kompliceret. Med ganske få funktioner kan man forbedre sin kundeservice og samtidig effektivt fordele opkald i virksomheden.