Telefonsystem i restauranten

Restauranten har et telefonnummer der fungerer som hovednummer. Her kan gæster, leverandører, samarbejdspartnere mv. ringe ind vedrørende bordbestilling eller lignende.

Velkomstbesked:
Det første, som restauranten ønsker, er at møde sine gæster professionelt, når de ringer ind. Dette opnås ved at afspille en velkomstbesked, der forsikrer, at kunden har ringet det rette sted hen:
”Du har ringet til restauranten, et øjeblik”

Kø-funktion:

Den vigtigste funktion som restauranten har brug for er kø-funktionen. Den giver dem mulighed for at administrere indkomne telefonopkald effektivt og sikre at gæsterne ikke bliver mødt af en ’optaget tone’, hvis flere gæster ringer ind samtidig.

En kø-funktion fungerer på præcis samme måde, som køen ved kassen i supermarkedet. Kunderne bliver betjent i den rækkefølge som de stiller sig i kø ved kassen.

Det betyder, at ved hjælp af en kø-funktion, kan flere gæster ringe ind samtidig og vil blive sat i kø i den rækkefølge de har ringet ind. Det betyder også, at kunder ikke vil blive mødt af en ’optaget tone’, men blot vil ligge i telefonkøen, indtil det bliver deres tur.

Med en kø-funktion er det også muligt at annoncere hvilket nummer gæsten er i køen. Altså ”Du er nr. 2 i køen”

Flere til at tage telefonen:

En vigtig del af at betjene gæster hurtigt og effektivt på telefonen, er muligheden for at flere personer kan tage de opkald der kommer på hovednummeret. Altså i stedet for at hovednummeret kun ringer på én telefon, f.eks. hos receptionisten, er det muligt at flere personer kan tage opkald på deres egen telefon, selvom gæster har ringet til hovednummeret. Det vil sige at hovednummeret kan viderestilles til flere personer, som kan hjælpe til i travle perioder. Restauranten benytter sig ofte af at have 3 personer til at tage opkald. Restauranten har opsat deres telefoni således at hovednummeret først ringer hos receptionisten, dernæst en tjener og er denne også optaget på telefonen ringer den også hos køkkenchefen. På den måde hjælper alle hinanden og gæster bliver betjent hurtigt. 

Infobesked ved ekstra travlhed:

Restauranten oplever nogle gange ekstraordinært travlt både på telefonen og i restauranten, hvilket betyder at de ikke altid har personale til at tage telefonen med det samme. Derfor har restauranten valgt at afspille en infobesked til gæsterne i køen der har ventet længe. Den besked lyder således: “Vi har utroligt travlt i øjeblikket, men vi arbejder på at finde en medarbejder, der kan tage telefonen” Det gør at gæsten ikke føler sig ‘glemt’ og får en forklaring på, hvorfor der er ekstra ventetid netop nu.

Telefonsvarerbesked:

Restauranten ønsker ikke at gæsterne på telefonen skal vente længere end højst nødvendigt, så ved ekstra travlt har de valgt at give mulighed for at lægge en telefonsvarerbesked. Når gæsterne har ligget for længe i køen uden ledig personale til at besvare opkaldet bliver gæster mødt af denne infobesked: “Vi beklager, men vi har utroligt travlt. Læg en besked og vi kontakter dig hurtigst muligt”

På den måde tvinger man ikke gæsterne til at blive i køen og de kan ringes op når der igen er ledigt personale.

Et professionelt omstillingsanlæg behøver ikke være kompliceret. Med ganske få funktioner kan man forbedre sin kundeservice og samtidig effektivt fordele opkald i virksomheden.